株式会社は、計算書類の承認や事業内容の報告をするため、1年に1回のペースで定時株主総会を開催しなければなりません。また、会社の重要事項を決定するため、臨時株主総会が開催される場合もあります。

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そして、開催された株主総会が終了した後、株主総会議事録が会社内で作成されます。株主総会議事録とはどのようなものなのか、作成義務の有無、作成方法などとあわせて具体的にみていきましょう。

【ⅰ．株主総会議事録とその作成義務】

株主総会議事録とは、株主総会で決議された事項や決議結果などの内容を記載（記録）した書面（電磁的記録）をいいます。

会社法上、株式会社は、株主総会の議事について法務省令で定める（会社法施行規則72条）ところにより、議事録を作成しなければならないとの規定があります。（会社法318条①）そのため、株式会社は、株主総会を開催した後、必ず株主総会議事録を作成しなければなりません。

事業規模がそれほど大きくない中小の会社のなかには、株主総会議事録を作成していないというケースも多いです。しかし、会社法上では、株主総会議事録の作成義務が規定されています。そのため、株主総会議事録を作成していないと法令違反になってしまうため、その点は改善する必要があります。

また、作成した株主総会議事録は、会社の本店に株主総会の開催日から10年間備え置かなければなりません。会社の支店がある場合、原則として株主総会の開催日から5年間支店に株主総会議事録の写しを備え置く必要があります。

上記規定に違反した場合、その会社の代表取締役は、100万円以下の過料に処せられてしまう（会社法976条⑦⑧）可能性もあるので注意しましょう。

【ⅱ．株主総会議事録の作成方法】

株主総会議事録の記載事項は、会社法施行規則72条で具体的に定められています。そのため、株主総会議事録は、上記規定に沿って作成しなければなりません。

株主総会議事録の記載事項は、以下のとおりです。

また、上記記載事項から、取締役が株主総会議事録を作成するものとされています。株主総会議事録を作成できる取締役とは、原則として当該株主総会の開催時に取締役の権限がある人です。そのため、代表取締役だけではなく、平取締役であっても、上記の要件を満たせば、株主総会議事録を作成することができます。

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【ⅲ．株主総会議事録への押印について】

株主総会議事録への押印は、法律上、必須の要件とはなっていません。しかし、株主総会議事録の真正を担保してトラブル防止をはかるという観点からは、押印するほうが望ましいといえます。株主総会議事録への押印は、議事録作成者である取締役によって行われるのが原則です。

しかし、例外として、株主総会議事録への押印が必須となるときもあります。それは、株主総会の決議によって代表取締役を選定する（取締役のなかから、代表取締役を定めないときは、取締役を選任する）ケースです。

この場合、株主総会議事録に変更前の代表取締役（総会に出席していることが必要）の届出印が押印されていない限り、議長および出席した取締役の全員が、実印で株主総会議事録へ押印しなければなりません。

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