借入金を完済して金融機関から抵当権抹消登記の必要書類の交付を受けた後、長期間手続きを放置してしまい、交付を受けた必要書類を紛失してしまったとします。このような場合でも、抵当権抹消登記の手続きを行うことは可能です。

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上記の場合、抵当権抹消登記の必要書類を再発行してもらうため、金融機関に連絡することになります。金融機関側は、抵当権抹消登記書類の再発行請求の連絡を受けた後、その方の取引情報を確認した上で対応します。

しかし、取引時期がかなり昔になると、金融機関側で保管していた取引情報がすでに破棄されていることも少なくありません。それにより、金融機関側で完済している旨は確認できても、完済年月日まで確認できないこともあります。

抵当権抹消登記の手続きを行う際、登記原因を「弁済」とする場合、登記申請書に完済年月日を記載します。しかし、完済年月日が確認できなければ、登記申請書に記載できないため、手続きに支障が生じます。

そこで、完済年月日が確認できない場合でも抵当権抹消登記の手続きができるのか、もし手続きが可能であるなら、どのような方法で行うのかについて見ていきます。

【ⅰ．完済年月日が確認できない場合でも抵当権抹消登記手続きは可能】

抵当権の被担保債権の借入金が完済されていることは明らかである一方、完済年月日が確認できないとします。このような場合でも、抵当権抹消登記手続きをすることは可能です。「弁済」を登記原因とする抵当権抹消登記手続きを行う際、完済年月日が確認できない場合は、登記申請書の登記原因に「年月日不詳弁済」と記載します。（登記研究567・166）

本来であれば、「弁済」を登記原因とする抵当権抹消登記手続きを行う場合、完済年月日を正確に記載しなければなりません。たとえば、完済日が「昭和60年3月25日」だったとします。このような場合、登記申請書の登記原因には、「昭和60年3月25日弁済」と記載することになります。

しかし、完済年月日が確認できない場合、上記のような形で正確に記載できません。そのようなことから、登記実務上では、完済年月日は不詳とする形で手続きすることが認められているのです。

「不詳」とは、「調べれば明らかになる可能性もあるが、現時点では明らかではない」旨を意味する言葉になります。「不詳」と似た言葉に「不明」がありますが、こちらは全くわからなくて調べる方法もない状態を意味します。したがって、現時点で完済年月日を確認できない場合でも、その後の調査によって明らかになる可能性もあるため、登記原因日付に「不詳」という文言を記載することになったと考えられます。

【ⅱ．完済年月日が確認できない場合の抵当権抹消登記手続き方法】

完済年月日が確認できない場合でも、手続き方法は、通常の抵当権抹消登記を行うときと基本的に変わりません。不動産の所有者と抵当権者が共同で、管轄の法務局へ必要書類を提出して抵当権抹消登記手続きを行います。

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また、金融機関側より必要書類を再発行してもらった上で手続きをする場合、抵当権設定時に通知された登記識別情報または発行された登記済証（登記済の赤い判がある抵当権設定契約書など）がない状態となります。そのようなときは、事前通知制度を利用して抵当権抹消登記手続きを行うのが通常です。

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ただ、登記手続きを行う際に提出する登記原因証明情報には、完済している旨と完済年月日が明らかではない旨を記載する点が、通常の抵当権抹消登記手続きのときと異なります。